Som tidigare kommunicerats har året präglats av oförutsedda utmaningar i form av en pandemi med följdeffekter för verksamhet och ekonomi. Styrelsen har därför valt att inte anlita externa konsulter för att genomföra ett mer omfattande arbete. Istället har styrelsen försökt att via mindre projekt göra grundarbete och analys mer kostnadseffektivt med de verktyg och kompetenser som finns i och runt klubben. Det är viktigt att påpeka att detta inte utesluter att externt stöd kan komma att anlitas under 2021 när det är lättare att överblicka de ekonomiska förutsättningarna framöver. Det finns delar i motionen där det behövs ett tydligt externt perspektiv. I denna avrapportering sammanfattas de konkreta åtgärder som vidtagits och status per idag.

Arbetet som genomförts har framförallt fokuserat på genomförande av olika enkäter, dialog med minoritetsaktieägare, genomgång av tidigare medlemsbeslut, involvering av två studenter från Handelshögskolans Center for Sports and Business för ett externt perspektiv, samt framtagande av en mer integrerad verksamhetsplan för AIK FF och AIK Fotboll AB

Enkätundersökningar
Under hösten har två större enkäter genomförts för att få en bättre bild ur olika perspektiv på hur förtroendevalda, tjänstemän och medlemmar ser på AIK Fotboll, arbetet i klubben och möjligheterna till inflytande.

En enkät riktades till alla medlemmar som hade registrerade e-postadresser i medlemsregistret. En annan enkät gick till styrelseledamöter och VD:ar i AIK Fotboll under perioden 2011-2020. Resultaten av båda enkäterna biläggs denna information. Enkäterna ger ingen entydig bild men visar på såväl som relativt nöjda medlemmar som att många styrelseledamöter saknat struktur kring klubbens arbete. Enkäterna är viktiga underlag för att ge bredare perspektiv kring det fortsatta arbetet med att organisera AIK Fotboll på ett sätt som skapar engagemang kring klubben och stärker oss inför framtiden.

Klubben kommer under 2021 också att genomföra enkäter bland medarbetare samt sponsorer/partners.

Minoritetsaktieägare
När det gäller AIK Fotboll AB som börsnoterat bolag och relationen till minoritetsaktieägare har styrelsen haft en dialog med några av de större minoritetsaktieägarna kring ägarstrukturen och olika vägar framåt för AIK Fotboll AB. Detta arbete pågår fortfarande och är komplicerat. Styrelsen uppskattar de inspel och förslag som kommit bland annat från olika aktieägare kring alternativ och kommer att fortsätta arbeta med detta.

Genomgång av medlemsbeslut
Tjänstemännen har arbetat med en historisk kartläggning av viktiga medlemsbeslut för att säkerställa spårbarhet och möjlighet till uppföljning. I det arbetet ingår t ex frågor som rör arenaalternativ och träningsanläggning – detta har varit ett omfattande arbete och är idag prioriterade frågor för ledning och styrelse.

Externt perspektiv
Styrelsen har under året samarbetat med två studenter från Handelshögskolans Center for Sports and Business som med utgångspunkt i separata intervjuer samt dessa enkäter skriver en uppsats om styrning och resursberoende. Denna uppsats och slutsatserna kommer under 2021 att tas in i arbetet med att förbättra AIK Fotbolls organisation.

Gemensam verksamhetsplanering
Klubben har under VDs ledning arbetat för att i verksamhetsplanen för 2021 förverkliga ambitionen om Ett AIK, dvs att få ihop FF och AB samt de olika verksamhetsbenen som finns inom klubben. Detta är ett ambitiöst arbete – som delvis ligger utanför organisationsutredningens uppdrag – som kommer kräva fortsatta justeringar under kommande år, men det är också avgörande för att beslut och prioriteringar ska få genomslag i hela klubben. Därför är det värt att nämna i detta sammanhang.

Preliminära slutsatser utifrån det till nu genomförda arbetet
Överlag finns det många områden som idag upplevs fungera bra, som vi som klubb ska bygga vidare ifrån. Ett exempel som kan lyftas fram exempelvis hur årsmötena är förberedda. Det finns även möjligheter till förbättring. Några tydliga områden tas upp nedan.

Medlemshantering

• Säkerställ att klubben har register med e-post till så många medlemmar som möjligt.
• Informationen till medlemmar bör utvecklas, både genom fysiska möten men kanske framförallt genom digitala lösningar som också ger möjlighet till interaktion.
• Styrelsen bör informera löpande kring hur fattade medlemsbeslut följs upp.

Rutiner och kunskap kring dokumentation av möten och beslut behöver förbättras.

Rutiner och dokumentation på kansliet bör förbättras för att säkerställa spårbarhet, bl a vad gäller tidigare beslut och vidtagna åtgärder.

Styrelsearbete

• Introduktion för nya styrelseledamöter i FF och AB bör formaliseras.
• Antalet ledamöter i styrelsen bör inte utökas.
• Styrelsen bör se över hur arbetet inom styrelsen struktureras och vilka frågor som bör finnas på agendorna.
• Valberedningen bör få i uppdrag att bättre beskriva förväntningar och förutsättningar för nya ledamöter.

FF/AB

• Formerna för samarbete FF och AB har blivit bättre men behöver bli ännu tydligare.
• Att AB är ett noterat bolag har såväl för- som nackdelar. Styrelsen bör – tillsammans med minoritetsägarna – fortsätta utvärdera möjliga vägar framåt för bolagets organisering.

Nästa steg
Styrelsen har för avsikt att fortsätta arbeta igenom motionen under 2021, parallellt med att redan föreslagna åtgärder implementeras. Under förutsättning att det finns ekonomiska förutsättningar så kan externt stöd tas in under året för att genomföra de utredningar som krävs. Eventuella åtgärder som kräver årsmötesbeslut kommer att föreläggas årsmötet 2022.

Sammanfattning medlemsenkät (bilaga 1)
AIK Fotboll har många medlemmar som har ett stort hjärta för AIK men som inte själva är engagerade i klubben eller särskilt aktiva som supportrar. Det ställer också krav på att klubben förmår fånga upp deras åsikter och röster så att inte bara de mest engagerade supportrarna dominerar med de frågor som är viktiga för dem. Under hösten skickades därför en enkät till de 7360 e-postadresser som finns i medlemsregistret. Svarsfrekvensen var 40 procent. Nedan följer en sammanfattning av, och några kommentarer, till enkätens svar.

En stor majoritet (84%) av medlemmarna tar del av AIK Fotbolls engagemang genom att se matcher och/eller träningar på plats eller följer via media. Det finns uppenbart ett stort intresse för att följa AIKs verksamhet.

En stor majoritet (76%) tycker också att AIK Fotbolls målsättning och vision är tydlig. När det gäller hur man tar till sig information från AIK Fotboll är hemsidan, sociala medier, massmedia och e-post dominerande. Relativt få anger medlemsmöten eller årsmöten som huvudsaklig kanal.

En stor majoritet (76 procent) anger att det stämmer helt eller nästan helt att man får tillräckligt med information från AIK Fotboll i de frågor man anser att det är viktigt att få information kring. När det gäller förbättringspotential så handlar det också mycket om ökat transparens, ökad information från klubben möjlighet att få ställa frågor till klubbens ledning och styrelse.

När det gäller möjligheten till inflytande anger 76 procent att det stämmer helt eller nästan helt att det finns tillräckligt med möjligheter att utöva inflytande i frågor som är viktiga för föreningen.

I en förening är årsmöten det kanske viktigaste forumet för inflytande. Där anger 26 procent att de brukar närvara vid årsmöten och 83 procent tycker att mötena är väl förberedda och genomförda för att kunna möjliggöra inflytande från medlemmarna. Förbättringsmöjligheter kring årsmöten finns det många idéer kring – bl a när det gäller digitalisering, talartid och längd.

När medlemmarna tillfrågas om viktiga frågor som klubben för arbeta med under kommande år dominerar ekonomi följt av satsningar på representationslag herrar, villkorstrappan och framtida arenaalternativ. Det är intressant att relativt få (2 respektive 3 procent) anser att utökning av medlemsantalet eller arbetet med Ett AIK och relationen till minoritetsägare är prioriterade uppgifter för klubben.

Sammanfattning styrelseenkät (bilaga 2)
Under hösten genomfördes också en enkät till nuvarande och tidigare styrelseledamöter och VD:ar i AIK Fotboll FF och AB. Svarsfrekvensen var 58 procent. Syftet med den enkäten var att få en bättre bild av hur styrelseledamöter genom åren uppfattat arbetet i styrelsen och klubben. Med tanke på att AIK Fotboll ofta bytt såväl styrelseledamöter som VD ger det bra underlag för att fånga upp såväl problem som möjligheter. Nedan följer en sammanfattning av, och några kommentarer, till enkätens svar.

Den stora omsättningen av styrelseledamöter återspeglas i att bara drygt hälften anser att man fick en tillräcklig introduktion till styrelsearbetet. De öppna svaren kring vad som kunde varit bättre speglar en historik av interna konflikter i styrelser och att man uppfattat att uppdraget som styrelseledamot har varit otydligt.

Man är mer nöjd (72 %) med att man haft tillräcklig insyn i klubben för att kunna göra ett bra arbete i styrelsen. Drygt hälften anser att styrelsen under deras tid arbetade med rätt saker. I de öppna svaren på dess frågor återkommer de utmaningar med att hantera samordningen kring FF och AB som är kända sedan tidigare. Mycket kraft har lagts på detta vilket tagit tid och energi ifrån andra frågor. Arbetet i styrelserna genom åren har också präglats av att hantera uppkommande (dvs ej planerade) frågor – det har t ex varit allt ifrån ekonomiska utmaningar till säkerhetsfrågor och regelverk kring information till marknaden.

Många anger i öppna svar att det genom åren har funnits konflikter i styrelsen och att arbetet i vart fall tidvis har präglats av låg tillit. Det har också varit svårt att förhålla sig till externa krafter runt AIK Fotboll som sökt påverka styrelsens (eller enskilda styrelseledamöters) sätt att arbeta.

När det gäller vilken kompetens som bör finnas i styrelsen återkommer svar som handlar om sportslig kompetens, juridik, kommunikation och ekonomi. Många pekar också på att AIK Fotboll med sin kultur och historia kräver styrelseledamöter som kan navigera i denna ibland komplexa miljö.

I öppna svar pekar också en majoritet på att styrelsen inte bör bli för stor utan om något snarare minska i antalet ledamöter för att få ett bättre samarbete och större kollektivt ansvarstagande.

Flera pekar också på att det emellanåt har funnits en bild av att klubbens operativa ledning arbetat väl frikopplat ifrån styrelsen och med egna agendor. Detta vägs dock upp av att flera också anser att det funnits bra information och en öppen diskussion med ledningen.

När det gäller vad som inte hunnits med men som borde varit prioriterat pekar många på frågor och områden som handlar om långsiktighet. Det handlar om allt ifrån klubbens strategi till arenafrågan och uthålliga satsningar på damverksamheten.

För att kunna attrahera rätt kompetens till styrelsen pekar man på behovet av tydligare rollfördelning mellan olika beslutsforum i AIK och rimligare förväntningar på vad enskilda styrelser och ledamöter kan åstadkomma. Att upprätthålla AIK Fotbolls varumärke är också viktigt för att kompetenta människor ska vilja åta sig uppdraget som styrelseledamot – flera påpekar att stök och rykten kring klubben är en nackdel.

Framåt pekar många på behovet av att lösa de utmaningar det är att driva såväl en förening som ett noterat AB och att styrelser måste få möjlighet att arbeta långsiktigt utan för tvära kast eller extern påverkan.